İnsanlar arası ilişkilerde sözlü iletişimin etkinliği, ne söylendiği kadar onun nasıl söylendiğine bağlıdır. İnsanlar kendilerine ne söylendiğinden çok nasıl bir ses tonuyla ve beden diliyle söylendiğine dikkat ederler. Sözlü iletişimde ses tonu ve beden diliyle verilen mesajlar sözlerden çok daha etkilidir. Sözler, akla mantığa ve bilişsel zekâya hitap ederken ses tonu ve beden dili duyguları harekete geçirir, duygusal etkiler yaratır. Bu nedenle, insanlarla iletişimde onların kişisel durumlarına ve beklentilerine duyarlı davranmak için uygun sözcükler kullanmaya özen göstermek kadar ve hatta daha fazla ses tonuna, mimik ve jestlere dikkat etmek gerekir.

İletişimde duyarlılığın ilk adımı, sözcük seçiminde özenli olmaktır. Hemen her dilde bazı sözcükler, günlük kullanımda, nitelikleri gereği, saldırgan, incitici, karşıdakini aşağılayıcı anlamlar içerirler. Bu anlamlandırma bazen bölgelere ya da kültürel gruplara göre de değişebilir. Bu tür sözcükleri konuşma sırasında bir kez kullandıktan sonra bunu haklı gösterecek bir neden bulmak oldukça zor olabilir. Bu nedenle, duyarlı ve dikkatli olmak, en küçük bir endişe varsa bu tür sözcükleri asla kullanmamak gerekir.

Özensizce kullanılan bazı sözcükler açıkça karşıdaki kişinin durumuna duyarsızlığı ifade eder. Bilgisizlik ve deneyimsizlik nedeniyle söylenmiş olsa dahi bunlar bazı kişileri kızdırabilir, endişe ve stres duyguları yaşamasına neden olabilir. İlişki gerginleşebilir. Bu tür sözlerden kaçınmak, duyarlılığı ifade eden sözcükleri bilinçli olarak tercih etmek gerekir.

İş ortamlarında mizahın, esprilerin ve şakaların duyarsızca kullanılması, ne yazık ki oldukça yaygın gözlenmektedir. Bunların bazıları, etnik kimliklere, yöresel niteliklere ya da inanç ve değerlere sataşan, tacize kadar varan ifadeler içerebilmektedir. Böyle durumlarda sorunlar yaşandığında da ilgili kişi, “yalnızca şaka yapıyordum” diyerek kendisini savunmakta, hatta karşı tarafı da espri anlayışı olmamakla suçlamaktadır. Şüphesiz, böyle durumlarda önemli olan, şakayı yapanın değil kendisine şaka yapılanın ne hissettiğidir.

Irk, din, dil, yaş, cinsiyet, etnik köken, giyim-yaşam tarzı anlamında farklılıkları olan insanlarla konuşurken söyleyiş ve davranış tarzını duruma göre uyarlamak çok önemli olabilir. Buna özen gösterilmediğinde, özellikle, belirgin farklılıkları olan kişilerle iletişimde ciddi sorunlar yaşanabilir. Bu sorunlar, ifade edilen rahatsızlık belirtilerinden başlayarak iletişimin kopmasına, açık çatışmaya, öfke, düşmanlık ve kin duygularının doğmasına kadar büyüyebilir.

Fiziksel engelli kişiyi aşağıladığını ya da ona acıdığını hissettiren sözcükler kullanmak ya da başkalarının yanında ona farklı davranmaya çaba harcamak onu rahatsız, belki de rencide edecektir. Bu kişilerle konuşurken aracı kullanmamaya ve doğrudan iletişim kurmaya özen gösterilmelidir. İşitme engelli bir kişiyle konuşurken onun dudak okuma becerisi olduğu fark edildiğinde, yüzüne bakarak açık ve net konuşmak doğru davranış olacaktır. Ses tonu gereksiz yere yükseltilmemeli, bağırmamalı, konuşma temposu yavaşlatılmamalıdır. Olağan konuşmalarda kullanılan sözcükleri kullanmaktan rahatsızlık duyulmamalıdır. Görmeyen bir kişiyle vedalaşırken “tekrar görüşelim” demenin bir sakıncası yoktur. Tekerlekli koltukta oturan bir kişiyle konuşurken eğilmek gerekmez. Rahat hissedilebilecek bir göz hizasında durmak yeterlidir. Engelli bir kişiye yardımcı olmadan önce yardıma ihtiyacı olup olmadığını, yardım isteyip istemediğini kendisine sormak gerekir.