Günümüzde, hemen tüm şirketler, büyümeden küçülmeye, yeniden yapılanmadan süreç iyileştirmeye, birleşmelere, satın alımlara, stratejik hedeflerden yönetim tarzlarına çok çeşitli değişimler yaşamaktadır. Çoğunlukla, köklü ve çok hızlı bir biçimde gerçekleşen bu değişimler adeta kesintisiz sürmektedir.

Bir yönetici olarak şirketinizin özellikle orta basamaklarında çalışıyorsanız değişim dönemlerinde genellikle ortada yakalanırsınız. Bir değişim döneminde süreç ve sonuçlar hakkında çok az bilgiye sahip olabilirsiniz ya da elinizde hiçbir bilgi olmayabilir. Ancak yine de kendi iş biriminizde değişimi başarma sorumluluğunu siz taşırsınız. Değişimle ilgili endişeleriniz veya olumsuz duygularınız da olacaktır. Ancak, sizin şirketin tarafında olma sorumluluğunuz vardır.

Değişimle ilgili mesajı ekip üyelerine verme biçiminiz sonuçta elde edeceklerinizi etkileyecektir. Onlara duyuruyu nasıl yaptığınız, ne söylediğiniz ve nasıl müzakere ettiğiniz farkı yaratacaktır. Değişim duyurusu, genellikle insanların bir değişime inanmadıkları, durumun geçici olduğunu düşündükleri bir dönemde yapılır ve bazen duyurulması gereken insanlara ulaşmaz. Mesaj tüm çalışanlara ulaştığında grubunuz çok hızlı bir şekilde inkâr etmeyi bırakıp açık direnmeye geçecektir. Ekibinizden gelebilecek farklı ve yoğun tepkileri nasıl yöneteceğinizi önceden düşünmeniz gerekir.

Değişim zamanlarında iletişimin açıklığını korumak dedikoduları, endişeyi ve hataları önlemeye yardımcı olacaktır. Yöneticiler, genellikle “çok meşgul” veya “baskı altında” olduklarını söyleyerek çalışanları ile toplanmaya zaman ayırmaktan ve tedirgin edici haberler vermekten kaçınırlar. Ancak, değişim sürecinin başlangıcında iletişim kurmak için zaman ayırmadığınızda daha sonra çıkacak sorunları çözmek için çok daha fazla zaman ayırmanız gerekeceğini unutmayın.

Değişim sürecinde iki yönlü iletişim kaçınılmazdır. Her konu ele alınmalıdır. Farklı iletişim biçimleri önerilebilir. Telefon, açık forumlar, bültenler, sosyal-medya, video, çay-kahve sohbetleri, biçimsel olmayan tartışmalar ve benzerlerinden hangisi sizin için uygunsa onu kullanabilirsiniz. Farklı iletişim yöntemlerini düzenli olarak kullanarak mesajları tekrarlayın.

Genel olarak, eğer değişim herkesi etkiliyorsa bütün gruplarla toplantı yapmanız en doğrusudur. Eğer bazı insanlar, daha fazla ve doğrudan etkileniyorlarsa onlarla kişisel olarak ve grup toplantısının hemen öncesinde görüşmeniz daha iyi olabilir. Böylece onlara durumu daha dikkatli bir şekilde açıklayabilir ve eğer uygunsa destek önerisinde bulunabilirsiniz. Eğer insanlar olumsuz olarak etkileneceklerse bir ön toplantı, size bununla baş etme fırsatı verecektir.

Bir toplantının değişim sürecinden geçen insanlara en önemli yararları; değişimin özel nedenlerini öğrenmek, sağlıklı, güncel bilgi almak, sorular sormak için fırsat bulmak, kendi duygularını ifade etme şansını elde etmek ve kişisel güvenceler almak şeklinde belirtilebilir. Değişim sırasında, yönetici olarak siz iletişimin açık ve net olduğundan emin olmak için sıklıkla toplantılar düzenlemelisiniz.