Şirketlerde yönetim basamaklarında yükselmek isteyenler, kendilerini geliştirme süreçlerinde yapıcı, verimli geribildirimler almak için yollar bulmayı ve aldıkları geribildirimleri sağlıklı bir şekilde değerlendirmeyi öğrenmek zorundadırlar. Çoğu şirket, fonksiyonu ve düzeyi ne olursa olsun, yöneticilerine ve çalışanlarına etkili geribildirim sağlama konusunda başarılı değildir. Yararlı geribildirimler verebilecek tepe yöneticiler de genellikle bunu kendiliklerinden yapmaz, açık bir şekilde kendilerinden talep edilmesini beklerler.

Öğrenme ve gelişim sürecinde yöneticiler, dürüst, yapıcı ve cesaretlendirici geribildirimlere ihtiyaç duyarlar. İyileştirmenin sürekliliği geribildirimlere dayanır. Genellikle, her insan için olduğu gibi, yöneticilerin de kendilerini nasıl gördükleriyle başkalarının onları nasıl gördükleri arasında çoğu zaman önemli farklar vardır. Yöneticinin kendisinin olduğunu düşündüğü kişiyle başkalarının üzerinde bıraktığı izlenim arasındaki farkı kapatmanın etkili bir yolu geribildirimlerin yoğunluğunu ve etkinliğini artırmaktır.

Şirketlerin çoğunda etkili geribildirimler için inanılmaz engeller vardır. Bazı yöneticiler, olumsuz geribildirimleri duymak istemedikleri gibi olumsuz etkileneceklerini düşündükleri için de ekip üyelerine geribildirimler vermemektedirler. Bazıları da kırıcı, rencide edici geribildirimlerle faydadan çok zarar vermektedirler. Yöneticiler, kendileriyle ilgili rahatsız edici geribildirimler aldıklarında kendileriyle ya da geribildirim veren kişiyle ilgili düşüncelerini değiştirmek yerine davranışlarını değiştirmeyi düşünmelidirler. Geribildirimin gerçek gücü buradadır.

Ekip üyeleri, yöneticilerine geribildirim verme konusunda kendilerini rahat hissetmelidirler. Kendilerinden istenildiğinde verecekleri açık ve dürüst geribildirimler, karşılıklı anlayışa dayalı daha bütünleşik bir çalışma ortamı yaratacak, ilişkileri güçlendirecektir. Yönetici, geribildirimi başkalarının kendisiyle ilgili geçerli algısı olarak kabul etmelidir. Geribildirim verenlerin niyetlerinin olumlu olduğunu varsaymalıdır. Geribildirimle verilen mesajın ne anlama geldiğini anlamaya çalışmalı, başkalarının kendisiyle ilgili beklentilerinin ve izlenimlerinin ne olduğunu keşfetmelidir. Yönetici, geribildirimlerden memnun olmalı ve istemeye devam etmelidir. Sürekli iyileştirmenin ve kendini geliştirmenin en etkili yolu budur.

Zamanında yapılan geribildirim, çalışana, eyleminden hemen sonra, olabildiğince kısa süre içinde bu konuda ne düşünüldüğünün söylenmesidir. Zaman geçtikçe geribildirimin etkisi azalır, beklenen yarar sağlanamaz. Bu kişinin bir davranışını takdir ederken de, düzeltmesini isterken de aynı şekilde geçerlidir.
Çalışanın çok çeşitli etkinlikleri dikkatle gözlemlendiğinde ve kaydedildiğinde gerek geribildirim verilmesi, gerekse bunların çalışan tarafından kabul edilmesi daha kolay olacaktır.

Yönetici, bir çalışanıyla yaptığı görüşmede amacını bilerek ve olası etkilerini anlayarak dört geribildirim verme tarzından birini seçebilir.

Sessizlik: Bir bakıma mevcut durumun kabullenilmesidir. Ancak, bu tarz uzun dönemde güveni ve performansı azaltabilir, Çalışanda endişeye ve farklı beklentilere yol açabilir. Bu da daha sonra onun sürprizlerle karşılaşmasına neden olabilir.
Eleştiri: Amaç istenmeyen davranışların belirlenmesi ve bunların terk edilmesinin sağlanmasıdır. Bu tarz, çalışanın bahaneler üretmesine, savunmaya, kaçmaya ya da başkalarını suçlamaya çalışmasına neden olabilir. İlişkileri ve güveni zedeleyebilir, mevcut olumlu davranışlara da zarar verebilir.
Öneri: Davranışları biçimlendirmek ya da değiştirmek, mevcut performansı iyileştirmek ve daha etkili sonuçlar almak için yol ve yöntemler göstermektir. İlişkiyi, güveni ve performansı olumlu yönde etkiler.
Pekiştirme: Mevcut davranışları övmek, desteklemek ve aynı yönde sürdürülmesini sağlamaktır. Bu tarzda çalışma heves ve heyecanı, özgüveni ve performansı arttırır.

Bir yöneticinin geribildirimlerinde etkili ve tutarlı olması için bir eylem planıyla çalışması gerekir. Bunun anlamı; istenen ya da istenmeyen davranış ve performansın nasıl ifade edileceğinin, nasıl belirleneceğinin ve nasıl değiştirileceğinin önceden kararlaştırılmasıdır. Diğer bir ifadeyle, yönetici, ödüllendireceği, normal kabul edeceği ve acil düzeltici eylem uygulayacağı davranışlara önceden karar vermeli, bunlar karşısındaki eylemlerinde de adil, tarafsız ve tutarlı olmalıdır.