İletişimde kullanılan dil, ne söylendiği kadar onun nasıl söylendiğidir. Ses tonunun ve beden dilinin etkisi sözlerden daha büyüktür. İnsanlar arası  ilişkilerdeki çok önemli rolü nedeniyle iletişimde kişisel durumlara duyarlı olmak, uygun sözcükler seçmek ve beden dilini buna göre kullanmak gerekir.

Bazı sözcükler, günlük kullanımda, nitelikleri gereği, saldırgan, incitici, karşıdakini aşağılayıcı anlamlar içerirler. Bu anlamlandırma bazen bölgelere ya da kültürel gruplara göre de değişebilir. Bu tür sözcükleri konuşma sırasında bir kez kullandıktan sonra bunu haklı gösterecek bir neden bulmak oldukça zor olabilir. Bu nedenle, duyarlı ve dikkatli olmak, en küçük bir endişe varsa bu tür sözcükleri asla kullanmamak gerekir.

Bazı sözler de duyarsızlığı ifade eder. Bilgisizlik ve deneyimsizlik nedeniyle söylenmiş olsa dahi bazı kişileri kızdırabilir, endişe duymalarına neden olabilir. İlişki gerginleşebilir. Bu tür sözlerden kaçınılmalı, duyarlılığı ifade eden sözcükler bilinçli olarak tercih edilmelidir.

İnsanlarla iletişimde konuşma tarzı çok önemlidir. Özellikle, belirgin farklılıkları öne çıkaran; önyargı, ayırımcılık, etiketlendirme algısı yaratabilecek sözcükler kullanmak veya davranışlarda  bulunmak farklılıkları olan kişilerle konuşurken bilerek ya da bilmeyerek  yapılabilecek ciddi hatalardır.

Farklılıkları olan kişiyi dışlayan, aşağılayan ya da acıma duygusu taşıyan sözcükler kullanmak ya da başkalarının yanında ona farklı davranmaya çaba harcamak onu rahatsız, belki de rencide edecektir. Bu kişilerle konuşurken aracı kullanmamaya ve doğrudan iletişim kurmaya özen gösterilmelidir. İşitme engelli bir kişiyle konuşurken onun yüzüne bakarak açık ve net konuşun. Ses tonunuzu gereksiz yere yükseltmeyin, bağırmayın, konuşma temponuzu çok yavaşlatmayın. Olağan konuşmalarınızda kullandığınız sözcükleri kullanmaktan rahatsız olmayın. Görmeyen bir kişiyle vedalaşırken “tekrar görüşelim” demenin bir sakıncası yoktur. Tekerlekli koltukta oturan bir kişiyle konuşurken üzerine eğilmeniz gerekmez. Rahat edebileceğiniz bir göz hizasında durmanız yeterlidir. Engelli bir kişiye yardımcı olmadan önce yardıma ihtiyacı olup olmadığını kendisine sorun.